การสร้างฟอร์มเป็นการนำเสนอข้อมูลจากตารางอีกรูปแบบหนึ่ง
สามารถปรับแต่งรูปแบบได้ตามต้องการ
มีการสร้างปุ่มสำหรับใช้งานทำให้มีความสะดวกมากยิ่งขึ้น
1. ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับรายงาน (Report)
การสร้างรายงานนั้นจะใช้วิธีการสร้างคล้ายกับการสร้างฟอร์ม
ดังนั้น จึงสามารถนำ ความรู้เกี่ยวกับการสร้างฟอร์มมาใช้ในการสร้างรายงานได้
นอกจากนี้ใน Access 2010นั้น
ยังมีตัว ช่วยในการสร้างรายงานอย่างรวดเร็ว
โดยจะถามข้อมูลที่จำเป็นในการสร้างรายงาน และรายงานที่
เราสร้างขึ้นมาสามารถนำไปใช้ในอินเทอร์เน็ต และอินทราเน็ตได้เหมือนกับการส่งออกไฟล์ทั่วไป
1.1 ความหมายของรายงาน (Report) รายงาน คือ ข้อมูลที่จะใช้แสดงผลสรุปจากฐานข้อมูลออกมาทางสิ่งพิมพ์ ที่เรา สามารถนำไปใช้งานต่อไปได้
ตัวอย่างของการนำรายงานไปใช้งานในฐานข้อมูลการสั่งซื้อของเรา เช่น
- การออกใบสั่งซื้อให้กับลูกค้าในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง
- การสร้างฉลากติดซองจดหมายเพื่อส่งข้อมูลต่าง ๆ ไปให้ลูกค้า
- การแสดงข้อมูลรายละเอียดของสินค้าทุกอย่างที่มีอยู่
นอกจากนี้ เพื่อเพิ่มความสวยงามให้กับรายงาน เรายังสามารถใส่ออบเจ็กต์ต่าง ๆ ลง ไปในรายงานของเราได้ ช่น รูปภาพ เสียง เป็นต้น และรายงานที่เราสร้างขึ้นมายังสามารถ นำไปใช้อินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ตได้เช่นเดียวกับฟอร์ม
1.2 ประโยชน์ของรายงาน รายงานมีประโยชน์มากมาย ดังต่อไปนี้รายงานสามารถนำไปใช้ในงานต่าง ๆ โดยรายงานสามารถจัดกลุ่มของระเบียน หาผลรวมระเบียนในกลุ่ม รวมทั้งสามารถสร้างกลุ่มย่อยขึ้นมาใหม่ได้
เช่น ต้องการจัดกลุ่มใบสั่งซื้อสินค้าตามลูกค้า จัดกลุ่มสินค้าตามชนิดสินค้า เป็นต้น รายงานสามารถใช้สร้างเอกสารต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี
เช่น การทำใบรายการส่ง สินค้า การสรุปยอดขายในแต่ละไตรมาส เป็นต้น
1.3 ความแตกต่างระหว่างฟอร์มกับรายงาน
เราจะสังเกตได้ว่าฟอร์มนั้นสามารถพิมพ์งานออกมาได้เช่นเดียวกัน แต่ที่เราไม่ใช้ ฟอร์มเป็นรายงานสรุป เนื่องจากฟอร์มมีข้อแตกต่างกับรายงาน ดังต่อไปนี้
ฟอร์มถูกออกแบบมา เพื่อใช้แสดงผลข้อมูลในหน้าจอ และรายงานถูกออกแบบ มา เพื่อใช้สร้างสิ่งพิมพ์ต่าง ๆข้อมูลต่าง ๆที่แสดงอยู่บนรายงานจะใช้แสดงผลอย่างเดียวไม่สามารถแก้ไขได้ เหมือนกับฟอร์มในการกำหนดความกว้างและความยาวของรายงาน เราสามารถกำหนดในไดอะล็อกซ์ Printer Setup ซึ่งไม่เกี่ยวกับคุณสมบัติที่กำหนดในมุมมอง Report Design (ที่ใช้ สร้างรายงาน) ทำให้ผู้ที่ไม่ทราบรายละเอียดในการสร้างรายงานสามารถพิมพ์รายงานในแบบที่ ต้องการได้
1.4 ประเภทของรายงาน แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้
- รายงานแบบตาราง (Tabular Report) เป็นรายงานที่มีการจัดเรียงข้อมูลเหมือนตารางซึ่งจะเรียงฟิลด์จากซ้ายไปขวาของรายงานโดยจะแสดงข้อมูลทุกเรคคอร์ดในหนึ่งหน้ารายงาน
- รายงานแบบหลายคอลัมน์ (Columnar Report) เป็นรายงานที่แสดงข้อมูลซึ่งจะจัดเรียงฟิลด์จากบนลงล่าง โดยจะแสดงข้อมูลทีละ 1 เรคคอร์ด
- รายงานแบบป้ายชื่อ (Label Report) เป็นรายงานแบบป้ายฉลากที่เรียกว่าเลเบลสำหรับติด หน้าซองต่างๆ เช่น ป้ายติดซองจดหมาย เลเบลต่างๆ ป้ายฉลากสินค้าเป็นต้น
1.5 มุมมองของรายงาน
- มุมมองรายงาน(Report View) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับการแสดงผลในรูปแบบรายงานเท่านั้นไม่สามารถแก้ไขรายงานได้
- มุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับแสดงตัวอย่างรายงานก่อนพิมพ์โดยมีลักษณะเหมือนกับที่เห็นบนหน้าจอ
- มุมมองเค้าโครง (Layout View) มีลักษณะคล้ายกับมุมมองรายงานในการแสดงผลข้อมูลและคล้ายกับมุมมองออกแบบตรงที่สามารถจัดรูปแบบของรายงานได้
- มุมมองออกแบบ (Design View) เป็นมุมมองที่ใช้ในการออกแบบและปรับแต่งรูปแบบการแสดงผลของรายงานโดยสามารถเพิ่มตัวควบคุมต่างๆเข้ามาในรายงานได้
2. การสร้างรายงาน <= คลิกเอกสารเพิ่มเติม
ในการสร้างรายงานเพื่อใช้สรุปข้อมูลหรือแสดงผลจะมีลักษณะคล้ายกับฟอร์มคือ สามารถกำหนดเงื่อนไขของข้อมูลเพื่อเลือกดูเฉพาะ ข้อมูลที่สนใจได้แต่จะแตกต่างกันตรงที่ฟอร์มใช้แสดงผลข้อมูลที่หน้าจอและแก้ไขข้อมูลได้ส่วนรายงานพิมพ์ได้แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้
หมายเหตุ บทความนี้จะสมมติว่า คุณมีตารางที่สร้างอยู่แล้ว (หรือแบบสอบถามที่ยึดตามตารางอย่างน้อยหนึ่งตาราง) และคุณต้องการที่จะสร้างฟอร์มเพื่อดูหรือใช้ข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตารางและแบบสอบถาม ให้ดูการเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม ของบทความนี้
การสร้างฟอร์มโดยใช้เครื่องมือ 'ฟอร์ม'
คุณสามารถใช้เครื่องมือ ฟอร์ม เพื่อสร้างฟอร์มด้วยการคลิกเมาส์เพียงครั้งเดียว เมื่อคุณใช้เครื่องมือนี้ เขตข้อมูลทั้งหมดจากแหล่งข้อมูลต้นแบบจะถูกวางลงบนฟอร์ม จากนั้นคุณสามารถเริ่มใช้ฟอร์มใหม่ได้ทันที หรือสามารถปรับเปลี่ยนฟอร์มดังกล่าวในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบเพื่อ ให้ตรงกับความต้องการของคุณมากยิ่งขึ้นก็ได้
Access จะสร้างฟอร์มและแสดงฟอร์มนั้นในมุมมองเค้าโครง ซึ่งในมุมมองนี้คุณสามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบให้กับฟอร์มที่กำลังแสดง ข้อมูลอยู่ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถปรับเปลี่ยนขนาดของกล่องข้อความให้เหมาะสมกับข้อมูลได้ ถ้าจำเป็นถ้า Access พบว่ามีตารางหนึ่งที่มีความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่มกับตารางหรือแบบสอบถาม ที่คุณใช้สร้างฟอร์ม Access จะเพิ่มแผ่นข้อมูลลงในฟอร์มที่ยึดตามตารางหรือแบบสอบถามที่สัมพันธ์กัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณสร้างฟอร์มอย่างง่ายที่ยึดตามตารางพนักงาน และมีการกำหนดความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่มไว้ระหว่างตารางพนักงานและตาราง ใบสั่งซื้อ แผ่นข้อมูลดังกล่าวจะแสดงระเบียนทั้งหมดในตารางใบสั่งซื้อที่สัมพันธ์กับ ระเบียนพนักงานปัจจุบัน คุณสามารถลบแผ่นข้อมูลออกจากฟอร์มได้ถ้าคุณคิดว่าไม่จำเป็นต้องใช้แผ่น ข้อมูลดังกล่าวแล้ว ทั้งนี้ ถ้ามีตารางมากกว่าหนึ่งตารางที่มีความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่มกับตารางที่ คุณใช้สร้างฟอร์ม Access จะไม่เพิ่มแผ่นข้อมูลใดๆ ลงในฟอร์ม
ในการสร้างรายงานเพื่อใช้สรุปข้อมูลหรือแสดงผลจะมีลักษณะ
คล้ายกับฟอร์ม คือ สามารถกำหนดเงื่อนไขของข้อมูลเพื่อเลือก
ดูเฉพาะข้อมูลที่สนใจได้ แต่จะแตกต่างกันตรงที่ฟอร์มใช้แสดง
ผลข้อมูลที่หน้าจอและแก้ไขข้อมูลได้ ส่วนรายงานพิมพ์ได้แต่ไม่
สามารถแก้ไขข้อมูลได้
• การสร้างรายงานอย่างง่ายด้วยปุ่มคำสั่ง Report
• การสร้างรายงานเปล่า
• การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง
• การสร้างรายงานแบบเลเบล
• การสร้างรายงานด้วยตัวเองในมุมมองออกแบบ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น