ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน
Access
ในบางครั้ง
คุณจำเป็นต้องใช้ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์เพื่อติดตามข้อมูลเหล่านี้ซึ่งเป็นคลังข้อมูลที่ถูกแยกเป็นคอลเลกชันข้อมูลขนาดเล็ก
(เรียกว่าตาราง) เพื่อขจัดความซ้ำซ้อน
แล้วจึงกำหนดให้สัมพันธ์กันตามข้อมูลปลีกย่อยที่เหมือนกัน (เรียกว่าเขตข้อมูล) ตัวอย่างเช่นฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ของการวางแผนเหตุการณ์อาจมีตารางหนึ่งสำหรับข้อมูลลูกค้า
ตารางหนึ่งสำหรับข้อมูลผู้จำหน่าย และอีกตารางหนึ่งสำหรับข้อมูลเหตุการณ์
ตารางสำหรับข้อมูลเหตุการณ์อาจมีเขตข้อมูลหนึ่งที่สัมพันธ์กับตารางลูกค้า
และเขตข้อมูลอีกเขตข้อมูลหนึ่งที่สัมพันธ์กับตารางผู้จำหน่าย
ด้วยความสัมพันธ์เหล่านี้ ถ้าผู้จำหน่ายรายหนึ่งเปลี่ยนแปลงหมายเลขโทรศัพท์
การเปลี่ยนแปลงข้อมูลนี้ก็จะทำในตารางผู้จำหน่ายเพียงครั้งเดียวเท่านั้น
แทนที่จะต้องทำซ้ำๆ กันในทุกเหตุการณ์ที่ผู้จำหน่ายรายนี้เข้าไปเกี่ยวข้องด้วย
ในการออกแบบแฟ้มข้อมูล จะมี Ribbon หรือแถบเครื่องมือจากเมนูหลัก สำหรับการออกแบบทั้งหมด 7 เมนูดังต่อไปนี้
1. เมนูแฟ้ม ทำหน้าที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลที่เปิดใช้อยู่ การสร้างแฟ้มข้อมูลใหม่ การบันทึกแฟ้มข้อมูล การเปิดแฟ้มข้อมูลเดิม
2. เมนูหน้าแรก ทำหน้าที่กำหนดคำสั่งพื้นฐานทั่วไป ประกอบด้วย คลิปบอร์ด เรียงลำดับและกรอง ระเบียน ค้นหา และการจัดรูปแบบข้อความ
3. เมนูสร้าง ทำหน้าที่สำหรับการสร้างวัตถุ สำหรับฐานข้อมูล ประกอบด้วย ตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโครและโค้ด รวมทั้งแม่แบบในการสร้างโปรแกรมประยุกต์
4. เมนูข้อมูลภายนอก ทำหน้าที่ในการนำฐานข้อมูลภายนอกมาใช้ในAccess การส่งออกไปยังฐานข้อมูลอื่นๆ และรวบรวมข้อมูล
5. เมนูเครื่องมือฐานข้อมูล ทำหน้าที่ในการจัดการฐานข้อมูล ประกอบด้วยการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง การเรียกใช้แมโคร/Visual Basic การติดต่อกับ SQL Sever รวมทั้งการกระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล
6. เมนูเขตข้อมูล ทำหน้าที่ในการกำหนดโครงสร้างของเขตข้อมูลบนตารางประกอบด้วย มุมมอง เพิ่มและลบ คุณสมบัติ จัดรูปแบบ
เมื่อคุณเปิด Accessเมื่อคุณเริ่มต้น Access 2010 คุณจะเห็นมุมมอง Microsoft Office Backstage ซึ่งคุณจะสามารถเรียกใช้ข้อมูลเกี่ยวกับฐานข้อมูลปัจจุบัน สร้างฐานข้อมูลใหม่ เปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่ และดูเนื้อหาพิเศษจาก Office.com นอกจากนี้ มุมมอง Backstage ยังมีคำสั่งอื่นๆ จำนวนมากที่คุณสามารถใช้ในการปรับ บำรุงรักษา หรือใช้ฐานข้อมูลของคุณร่วมกันได้ โดยทั่วไปแล้ว คำสั่งต่างๆ ในมุมมอง Backstage จะถูกนำไปใช้กับฐานข้อมูลทั้งฐานข้อมูล ไม่ใช่กับวัตถุภายในฐานข้อมูล
หมายเหตุ: คุณสามารถเรียกใช้มุมมอง Backstage ได้ทุกเมื่อด้วยการคลิกแท็บ แฟ้มด้านบนของเพจ
การค้นหาและนำแม่แบบไปใช้
Access มีแม่แบบที่หลากหลายซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อสร้างฐานข้อมูลของคุณได้รวดเร็วขึ้น แม่แบบคือฐานข้อมูลแบบพร้อมใช้ที่มีตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม และรายงานทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น แม่แบบที่สามารถใช้ในการติดตามปัญหา จัดการที่ติดต่อ หรือเก็บข้อมูลค่าใช้จ่ายได้ แม่แบบบางแม่แบบจะมีระเบียนตัวอย่างสองสามระเบียนไว้เพื่อใช้ในการสาธิตการใช้งานแม่แบบนั้น คุณสามารถนำฐานข้อมูลแม่แบบไปใช้ได้ทันที หรือจะกำหนดฐานข้อมูลนั้นเองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณก็ได้
เมื่อต้องการค้นหาและนำแม่แบบไปใช้กับฐานข้อมูลของคุณ ให้ดำเนินการดังนี้
- บนแท็บ แฟ้ม ให้คลิก สร้าง
- ภายใต้ แม่แบบที่มีอยู่ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
- เมื่อต้องการนำแม่แบบที่คุณใช้ล่าสุดมาใช้อีกครั้ง ให้คลิก แม่แบบล่าสุด แล้วเลือกแม่แบบที่คุณต้องการ
- เมื่อต้องการใช้แม่แบบที่คุณติดตั้งไว้แล้ว ให้คลิก แม่แบบของฉัน แล้วเลือกแม่แบบที่คุณต้องการ
- เมื่อต้องการค้นหาแม่แบบบน Office.com ภายใต้ แม่แบบ Office.com ให้คลิกประเภทแม่แบบ แล้วเลือกแม่แบบที่คุณต้องการ จากนั้นคลิก ดาวน์โหลด เพื่อดาวน์โหลดแม่แบบจาก Office.com ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณนอกจากนี้ คุณยังสามารถค้นหาแม่แบบใน Office.com จากภายใน Access ได้อีกด้วย ในกล่อง ค้นหาแม่แบบใน Office.com ให้พิมพ์คำที่ใช้ค้นหาอย่างน้อยหนึ่งคำ แล้วคลิกปุ่มลูกศรเพื่อค้นหา
- หรือคลิกไอคอนโฟลเดอร์ที่อยู่ถัดจากกล่อง ชื่อแฟ้ม เพื่อเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งที่คุณต้องการสร้างฐานข้อมูล ถ้าคุณไม่ระบุตำแหน่งที่ตั้ง Access จะสร้างฐานข้อมูลในตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นที่แสดงอยู่ด้านล่างกล่อง ชื่อแฟ้ม
- คลิก สร้างAccess จะสร้างฐานข้อมูลและเปิดขึ้นสำหรับการใช้งาน
การสร้างฐานข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้น
ถ้าคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบทนำสู่แนวคิดเบื้องหลังการใช้ Access ในการสร้างฐานข้อมูล ให้ดูบทความ พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูลถ้าไม่มีแม่แบบใดที่เหมาะกับความต้องการของคุณ หรือถ้าคุณมีข้อมูลในโปรแกรมอื่นที่คุณต้องการใช้ใน Access คุณสามารถเลือกที่จะสร้างฐานข้อมูลเองตั้งแต่เริ่มต้นได้ ใน Access 2010 คุณมีตัวเลือกที่สามารถใช้ได้ ซึ่งได้แก่ ฐานข้อมูลเดสก์ท็อปมาตรฐาน หรือฐานข้อมูลบนเว็บสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฐานข้อมูลเว็บ ให้ดูบทความ
เมื่อต้องการสร้างฐานข้อมูลใหม่ ให้ทำดังต่อไปนี้
- เริ่มโปรแกรม Access
- บนแท็บ สร้าง ในมุมมอง Backstage ให้คลิก ฐานข้อมูลเปล่า หรือ ฐานข้อมูลเว็บเปล่า
- ทางด้านขวา ให้พิมพ์ชื่อสำหรับฐานข้อมูลของคุณในกล่อง ชื่อแฟ้มเมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งที่ตั้งที่คุณจะสร้างแฟ้ม ให้คลิก เรียกดู ที่อยู่ถัดจากกล่อง ชื่อไฟล์ จากนั้นเรียกดูและเลือกตำแหน่งที่ตั้งใหม่ แล้วคลิก ตกลง
- คลิก สร้างAccess สร้างฐานข้อมูล แล้วเปิดตารางเปล่า (ชื่อ ตาราง1) ใน มุมมองแผ่นข้อมูล
- Access จะวางเคอร์เซอร์ในเซลล์ที่ว่างเซลล์แรกในคอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่ม ของตารางใหม่เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูล ให้เริ่มพิมพ์หรือวางข้อมูลจากแหล่งอื่น ตามที่อธิบายไว้ในส่วน วางข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Accessที่อยู่หลังจากนี้ในบทความ
หมายเหตุ:- การป้อนข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูลได้รับการออกแบบให้คล้ายคลึงกับการป้อนข้อมูลในแผ่นงาน Excel อย่างมาก โดยมีข้อจำกัดที่สำคัญก็คือจะต้องป้อนข้อมูลในแถวและคอลัมน์ที่ต่อกัน โดยเริ่มจากมุมบนด้านซ้ายของแผ่นข้อมูล คุณไม่ควรจัดรูปแบบข้อมูลของคุณให้มีแถวว่างหรือคอลัมน์ว่างรวมอยู่ด้วยเหมือนที่คุณอาจทำในแผ่นงาน Excel เนื่องจากการทำเช่นนี้จะเป็นการสิ้นเปลืองเนื้อที่ในตารางของคุณ ตารางต้องมีแต่ข้อมูลของคุณเท่านั้น การนำเสนอข้อมูลที่มองเห็นได้จะทำได้ในฟอร์มและรายงานที่คุณจะออกแบบในภายหลัง
- โครงสร้างตารางจะถูกสร้างขณะที่คุณป้อนข้อมูล เมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มคอลัมน์ใหม่ในแผ่นข้อมูล จะมีการกำหนดเขตข้อมูลใหม่ขึ้นในตาราง Access จะตั้งค่า ชนิดข้อมูล ของเขตข้อมูลตามชนิดของข้อมูลที่คุณป้อน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีคอลัมน์ที่คุณป้อนเฉพาะค่าวันที่เท่านั้น Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลนั้นให้เป็น Date/Time ถ้าคุณพยายามป้อนค่าที่ไม่ใช่วันที่ (เช่น ชื่อหรือหมายเลขโทรศัพท์) ลงในเขตข้อมูลนั้นในภายหลัง Access จะแสดงข้อความแจ้งคุณว่าค่านั้นไม่ตรงกับชนิดข้อมูลของคอลัมน์นั้น ถ้าเป็นไปได้คุณควรวางแผนตารางของคุณเพื่อให้แต่ละคอลัมน์มีข้อมูลชนิดเดียวกัน ซึ่งอาจเป็นข้อความ วันที่ ตัวเลข หรือชนิดอื่นๆ บางชนิด การทำเช่นนี้จะทำให้การสร้างแบบสอบถาม ฟอร์ม และรายงานที่เลือกเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการทำได้ง่ายขึ้นมาก
การเปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่แล้ว
- บนแท็บ แฟ้ม ให้คลิก เปิด
- คลิกทางลัดในกล่องโต้ตอบ เปิด หรือในกล่อง มองหาใน คลิกไดรฟ์หรือโฟลเดอร์ที่มีฐานข้อมูลที่คุณต้องการ
- ในรายการโฟลเดอร์ ให้คลิกสองครั้งที่โฟลเดอร์จนกว่าคุณจะเปิดโฟลเดอร์ที่มีฐานข้อมูลได้
- เมื่อคุณพบฐานข้อมูลแล้ว ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
- เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลในโหมดการเปิดเริ่มต้น ให้คลิกสองครั้งที่ฐานข้อมูลนั้น
- เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลที่เข้าถึงร่วมกันในสภาพแวดล้อม ผู้ใช้หลายคน เพื่อให้ทั้งคุณและผู้ใช้อื่นๆ สามารถอ่านและเขียนลงในฐานข้อมูลนั้นได้ในเวลาเดียวกัน ให้คลิก เปิด
- เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวโดยที่คุณสามารถดูข้อมูลได้แต่แก้ไขข้อมูลไม่ได้ ให้คลิกลูกศรถัดจากปุ่ม เปิด จากนั้นคลิก เปิดเพื่ออ่านอย่างเดียว
- เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลเพื่อไม่ให้ผู้อื่นสามารถเปิดได้ขณะที่คุณเปิดอยู่ ให้คลิกลูกศรถัดจากปุ่ม เปิด จากนั้นคลิก เปิดแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล
- เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียว ให้คลิกลูกศรถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบอ่านอย่างเดียวเป็นเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล ซึ่งผู้ใช้อื่นๆ จะยังคงเปิดฐานข้อมูลนี้ได้ แต่จะเป็นการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวเท่านั้น
หากไม่พบฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด
- ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้คลิกทางลัด คอมพิวเตอร์ของฉัน หรือในกล่อง มองหาใน แล้วคลิก คอมพิวเตอร์ของฉัน
- ในรายการของไดรฟ์ ให้คลิกขวาที่ไดรฟ์ที่คุณคิดว่าอาจจะมีฐานข้อมูล แล้วคลิก ค้นหา
- ป้อนเกณฑ์การค้นหาของคุณ แล้วกด ENTER เพื่อค้นหาฐานข้อมูล
- ถ้าพบฐานข้อมูลแล้ว ให้เปิดฐานข้อมูลนั้นด้วยการคลิกสองครั้งที่ฐานข้อมูลในกล่องโต้ตอบ ผลลัพธ์การค้นหาเนื่องจากการค้นหาเริ่มจากกล่องโต้ตอบ เปิด คุณจึงจำเป็นต้องคลิก ยกเลิก ในกล่องโต้ตอบนั้นก่อนที่ฐานข้อมูลนั้นจะเปิดขึ้น
คุณสามารถเปิดไฟล์ข้อมูลในรูปแบบไฟล์ภายนอก (เช่น dBASE, Paradox, Microsoft Exchange หรือ Excel) ได้โดยตรง นอกจากนี้คุณยังสามารถเปิด แหล่งข้อมูล ODBC เช่น Microsoft SQL Server หรือ Microsoft FoxPro โดยตรงได้อีกด้วย, Access จะสร้างฐานข้อมูล Access ใหม่ขึ้นโดยอัตโนมัติในโฟลเดอร์เดียวกับไฟล์ข้อมูล และจะเพิ่มการเชื่อมโยงไปยังตารางแต่ละตารางในฐานข้อมูลภายนอก
เริ่มต้นใช้งานฐานข้อมูลใหม่ของคุณ
คุณอาจจำเป็นต้องดำเนินการบางอย่างดังต่อไปนี้ในการเริ่มต้นใช้งานฐานข้อมูลใหม่ขึ้นอยู่กับแม่แบบที่คุณใช้
- ถ้า Access แสดงกล่องโต้ตอบ เข้าสู่ระบบ โดยไม่แสดงรายชื่อผู้ใช้ ให้ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้ในการเริ่มต้นใช้งาน
- คลิก สร้างผู้ใช้
- กรอกข้อมูลลงในฟอร์ม รายละเอียดผู้ใช้
- คลิก บันทึกแล้วปิด
- เลือกชื่อผู้ใช้ที่คุณเพิ่งใส่เข้าไป แล้วคลิก เข้าสู่ระบบ
- ถ้า Access แสดงแผ่นข้อมูลว่างเปล่า คุณสามารถเริ่มพิมพ์ข้อมูลลงในแผ่นข้อมูลโดยตรง หรือคลิกปุ่มและแท็บอื่นๆ เพื่อสำรวจฐานข้อมูล
- ถ้า Access แสดงหน้า เริ่มต้นใช้งาน คุณสามารถคลิกการเชื่อมโยงบนหน้านั้นเพื่อศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับฐานข้อมูล หรือคลิกปุ่มและแท็บอื่นๆ เพื่อสำรวจฐานข้อมูล
- ถ้า Access แสดงข้อความ คำเตือนเกี่ยวกับความปลอดภัย ในแถบข้อความ และคุณเชื่อถือแหล่งที่มาของแม่แบบ ให้คลิก เปิดใช้งานเนื้อหา ถ้าจำเป็นต้องมีการเข้าสู่ระบบฐานข้อมูล คุณจะต้องเข้าสู่ระบบอีกครั้ง
สำหรับฐานข้อมูลเดสก์ท็อปและฐานข้อมูลเว็บ คุณยังอาจเริ่มต้นด้วยขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งต่อไปนี้ได้อีกด้วย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น